Regola (abitudine) 3: Stabilisci le priorità.

La terza regola chiude la prima sezione del libro “7 habits of highly effective people”, dedicata alle regole dell’indipendenza o “private victory” (mentre la seconda parte sarà dedicata all’interdipendenza, come vedremo in seguito).

Arriviamo così ad uno snodo cruciale, ossia la gestione efficace.

E alla base della gestione efficace c’è il concetto di priorità. La terza regola recita infatti: “stabilisci le priorità” (“Put first things first”).

Quando parliamo di priorità la questione si complica poiché secondo Covey è fondamentale distinguere con chiarezza due concetti essenziali e diversi: l’urgenza e l’importanza.

L’urgenza è infatti qualcosa che ci chiama, ci mette pressione, ci trascina. In questo caso siamo dunque reattivi.

L’importanza invece ha bisogno della nostra proattività (vedi regola 1). Se non decidiamo di portare la nostra attenzione e la nostra azione su ciò che è importante (con lo sforzo necessario) verremo travolti dalle urgenze che generalmente ci richiedono meno impegno perché è come se qualcuno da fuori ci indicasse la via.

Lo strumento che ci permette di riflettere sulla questione urgenza/importanza è la matrice di Eisenhower (vedi immagine) che il Presidente Usa utilizzava per gestire le attività.

 

Questa matrice ci permette di organizzare le attività in base ai 4 quadranti che sono:

1. Quadrante Urgente e Importante, dunque tipicamente quello della crisi, delle attività da svolgere per rispettare scadenze imminenti, ecc.
2. Quadrante Non urgente Importante, nel quale inseriamo le attività importanti rispetto ai nostri valori e obiettivi (tra queste attività di pianificazione, studio, prevenzione, creazione di relazioni, ecc.).
3. Quadrante Urgente Non Importante, dedicato a quelle attività che sentiamo pressanti, ma che ci distraggono dai nostri obiettivi (ad es. certe telefonate, certe email, certe riunioni…).
4. Quadrante Non urgente e Non Importante, ossia il contenitore dello spreco, relativo ad attività che non ci portano nulla di utile rispetto ai nostri obiettivi (distrazioni, attività di poco valore, ecc.).

 

“The key is not to prioritize what’s on your schedule, but to schedule your priorities.” – La chiave non è attribuire le priorità a ciò che hai in programma, ma programmare le tue priorità.

p. 161

Covey ci invita a considerare che la gestione efficace si basa sul focus dominante sul Quadrante II poiché è lì che possiamo pianificare, progettare e lavorare per non trovarci nella pressione dell’urgenza.

Ciò non significa che chi lavora principalmente sul Quadrante II non incontri mai le crisi del Quadrante I; la differenza sta nel numero: una cosa è trovarsi ogni tanto in situazione di crisi (ad esempio per imprevisti), altra cosa è operare costantemente in crisi perdendo di vista gli obiettivi di lungo periodo davvero importanti…

L’autore ci raccomanda, per una gestione efficace, di lavorare sulla pianificazione su base settimanale e non giornaliera.

Propone in sostanza di darsi 2-3 obiettivi per ruolo che ricopriamo (genitore, professionista, crescita personale, ecc.) su base settimanale. Questo permette di avere più respiro e di poter più agevolmente adattare le attività e la sequenza in base alle necessità.

In conclusione un aspetto non secondario, anzi.

Per poter riuscire realmente a focalizzarci sul Quadrante II è necessario acquisire la capacità di eseguire deleghe di qualità, dove con “di qualità” si intendono quelle deleghe che nascono dalla condivisione di obiettivi, valori, con chiarezza di guide linea, attribuzione di responsabilità e definizione delle conseguenze delle attività svolte (positive o negative).

Un tipo di delega che richiede tempo, ma che è ineludibile in un percorso verso la gestione efficace.

Alla prossima regola!